Orçamento de Despesas Gerais

O orçamento de Despesas Gerais é a terceira fase de elaboração das peças orçamentárias, sendo considerada a mais trabalhosa, pois consiste em elaborar ao menos uma peça orçamentária para cada setor da empresaa cargo de um responsável. Também, esse orçamento costuma englobar uma grande variedade de despesas, o que o torna mais complexo.

Para a sua elaboração, deve-se considerar os seguintes aspectos:

Orçamento seguindo a hierarquia estabelecida: a estruturação do orçamento dentro de um organograma facilita a análise dos gastos, a identificação dos setores e a sintetização dos orçamentos analíticos para as áreas, até atingir o orçamento geral da empresa.

Departamentalização: é o critério mais utilizado para estruturar o sistema de informação contábil orçamentário.

Orçamento para cada área de responsabilidade: o critério de departamentalização tem como objetivo encontrar o menor centro de custo da empresa, o que significa o menor nível de decisão e de responsabilidade sobre controle.

Custos Controláveis: segundo este conceito, para cada centro de custos deve-se orçar somente os custos que são gerenciados e controlados pelo responsável pelo centro de custos. Não existem custos não controláveis para uma empresa. Faz parte da accountablity, a qual representa a contabilidade por responsabilidade, em que cada gestor tem a reponsabilidade de prestar contas de seus atos e a obrigação de reportar os resultados obtidos.

Para as despesas de consumo comum e compartilhado, deve-se fazer o rateio? O rateio não é recomendado sob o conceito de accountability, pois se deve sempre orçar a despesa no centro do custo do gestor do gasto. Porém, se na contratação do serviço, o total do contrato foi negociado para serviços parciais, existindo claramente uma definição de valor para cada setor da empresa, nada impede a correta alocação da despesa aos seus centros de custos.

As empresas que adotarem o Orçamento por Atividades, baseado no Custeio ABC, devem ter suborçamentos por atividades dentro de cada centro de custos. Assim, cada atividade relevante deve ter seus gastos separados em peças orçamentárias, o que inclui a quantidade esperada de cada direcionador de custo da atividade.

Orçar cada despesa segundo a sua natureza e comportamento: cada despesa deve ser orçada de acordo com as suas características comportamentais. Devem-se analisar as despesas e detectar o seu comportamento, incluindo as variáveis-chave para criar uma base de dados e estimar comportamentos futuros. A mesma despesa pode ter comportamento diferenciado para centros de custos diferentes. A classificação tradicional para a análise do comportamento dos gastos é separa-los em despesas fixas e variáveis e custos fixos e variáveis, conforme apresentado a seguir.

Os custos fixos são custos de capacidade e medem os gastos necessários para a operação da fábrica e para comercialização em determinado nível de atividade. Podem ser classificados em comprometidos e discricionários. Os custos fixos comprometidos são aqueles ligados intrinsicamente à utilização de um parque fabril ou comercial, ou seja, são os gastos para manter a fábrica ou as vendas em operação. São custos inevitáveis, cujo valor tende a ser constante durante o exercício, independentemente do volume de produção ou vendas. Como exemplo, podem-se citar aluguéis de imóveis, contratos de manutenção e de arrendamento mercantil. Os custos fixos discricionários, por sua vez, são gastos que são administrados e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual.Esses gastos não são relacionados com o volume de produção, e por isso são considerados fixos, porém podem ser minimizados e, eventualmente, cancelados. Como exemplo, temos despesa de treinamento de pessoal e de publicidade e propaganda.

Custo variável é o custo que tem uma relação direta e proporcional com a produção ou venda. Entretanto, no caso em que a variação quantitativa não for totalmente proporcional, esse gasto é chamado de semivariável ou semifixo.  Como exemplos tradicionais de custos variáveis, temos o consumo de material direto e as comissões de vendas. Já, custos semivariáveis podem ser os gastos indiretos de fabricação, enquanto os semifixos são os gastos com telefonia e energia elétrica, por exemplo.

Um custo é estruturado quando ele tem uma variação em relação ao elemento sob o qual ele é estruturado ou ligado e é a causa de seu valor maior ou menor, como ocorre com as despesas de viagens relacionadas com a quantidade de vendedores, ou com despesas de cobrança e consultas de crédito. 

Normalmente, a experiência da empresa basta para a classificação dos seus custos parafins de orçamento.

Em relação às despesas, conforme já mencionado, devem ser associadas a centros de custos e podem fazer parte de quatro grupos, os quais são:

Mão de Obra Direta e Indireta: devem-se separar os gastos com mão de obra direta dos demais, que são os custos indiretos de fabricação. Isso se dá pelos primeiros serem variáveis, enquanto os segundos são absorvidos no custo unitário dos produtos, sem a necessidade de separação por centros de custos. O orçamento de mão de obra engloba as despesas de pessoal de toda a empresa e está ligado aos orçamentos de produção e vendas, baseado na capacidade. Pode ter maior ou menor detalhamento, dependendo da empresa. Neste orçamento é imprescindível informar o número de funcionários por centro de custos e as horas a serem trabalhadas.

Consumo de Materiais Indiretos: compreende o orçamento de materiais indiretos consumidos nas operações do departamento ou nas atividades, os quais podem ser indiretamente ligados aos produtos finais ou necessários para as atividades dos funcionários. Devem ser orçados por centro de custos, pois o seu consumo não é diretamente vinculado aos produtos e é acionado pelo responsável do departamento. Alguns exemplos são materiais auxiliares, combustível, material de escritório e expediente.

Despesas Gerais Departamentais:são as demais despesas de consumo dos centros de custos de acordo com o plano de contas da empresa. Cada uma dessas despesas deve ser orçada pelas suas características e comportamento. Dentre elas, temos energia elétrica, despesas de telecomunicações, fretes, seguros, despesas legais e serviços de autônomos.

Depreciações e amortizações departamentais: compreende as amortizações e depreciações dos bens e direitos à disposição dos centros de custos. Para o seu cálculo, utiliza-se o sistema de apoio de Controle Patrimonial. Ainda, existem os bens de uso comum ou sem responsabilidade departamental, como é o caso dos equipamentos utilizados diretamente nos produtos ou os bens e direitos controlados centralizadamente, cujo uso e a necessidade são distribuídos por todos os setores. Um exemplo deste segundo caso está atrelado à área de TI, que normalmente é centralizada, porém seus equipamentos de informática estão distribuídos entre as áreas da empresa, devendo sua depreciação ser calculada por rateio. Já, os bens em desuso ou disponíveis para venda têm sua depreciação calculada para fins fiscais.

Algumas maneiras de alocar as depreciações e amortizações no orçamento são com a criação de centros de custos específicos para elas e administrados pela Controladoria, aloca-las nos setores que centralizam a administração dos bens de uso comum, aloca-las nos setores que utilizam os bens distribuídos ou, ainda, em centros de custos de diretoria. Para o calculo da depreciação, devemos considerar o seu conceito, o qual pode ser perda de valor pelo uso e desgaste dos bens, incorporação do custo dos equipamentos imobilizados no custeio dos produtos, planejamento tributário, fonte de fundos ou incorporação no processo de analise do retorno do investimento. Sob o enfoque da Controladoria, o conceito mais adequado em termos econômicos é o de perda do potencial de serviços futuros que o bem pode trazer.

Premissas e levantamento de informações base:a construção de um conjunto de premissas para auxiliar no cálculo e na validação do orçamento é uma metodologia muito válida. Juntamente com estas premissas, deve-se construir uma base de dados com informações que sirvam como suporte ao orçamento. Quando da elaboração do plano orçamentário geral, é necessária a construção de premissas orçamentarias para nortear os passos seguintes do processo, as quais são elaboradas a partir do cenário conjuntural adotado pela empresa após a análise do ambiente.

Dentre as principais premissas para a elaboração do orçamento de despesas estão: painel de aumentos periódicos para as despesas orçadas, indicadores de correção de preços, fatores de ajustes em relação aos dados-base, dados percentuais para identificar sazonalidades e referenciais para cálculos posteriores. As premissas devem estar prontas antes do calculo das despesas, pois devem ser transmitidas aos gestores responsáveis, com o objetivo de manter a transparência e a participação no processo orçamentário. Quanto à base de dados, é ideal a sua preparação para orientar a elaboração de cada peça orçamentária de cada centro de custos. Devem ser inclusos dados e informações do passado, dados percentuais já conhecidos a serem aplicados nos valores orçados, dados das premissas gerais estabelecidas e dados já conhecidos para o próximo exercício.

Portanto, a consideração dos aspectos apresentados para a elaboração do orçamento de despesas gerais é relevante para torna-lo menos complexo e mais organizado. Também, garante que nenhuma peça orçamentária, tipo de custo ou despesa ficará de fora do orçamento ou será mal interpretado. Ainda, sugere a preparação de premissas e bases de dados antecedentes ao orçamento as melhores formas de se orçar as depreciações e amortizações, para que se tenha o orçamento mais realista e eficiente possível.