O
orçamento de Despesas Gerais é a terceira fase de elaboração das peças
orçamentárias, sendo considerada a mais trabalhosa, pois consiste em elaborar
ao menos uma peça orçamentária para cada setor da empresaa
cargo de um responsável. Também, esse orçamento costuma englobar uma grande
variedade de despesas, o que o torna mais complexo.
Para
a sua elaboração, deve-se considerar os seguintes aspectos:
Orçamento
seguindo a hierarquia estabelecida: a estruturação do orçamento dentro de um
organograma facilita a análise dos gastos, a identificação dos setores e a
sintetização dos orçamentos analíticos para as áreas, até atingir o orçamento
geral da empresa.
Departamentalização:
é o critério mais utilizado para estruturar o sistema de informação contábil
orçamentário.
Orçamento
para cada área de responsabilidade: o critério de departamentalização tem como
objetivo encontrar o menor centro de custo da empresa, o que significa o menor
nível de decisão e de responsabilidade sobre controle.
Custos
Controláveis: segundo este conceito, para cada centro de custos deve-se orçar
somente os custos que são gerenciados e controlados pelo responsável pelo
centro de custos. Não existem custos não controláveis para uma empresa. Faz
parte da accountablity, a qual
representa a contabilidade por responsabilidade, em que cada gestor tem a
reponsabilidade de prestar contas de seus atos e a obrigação de reportar os
resultados obtidos.
Para
as despesas de consumo comum e compartilhado, deve-se fazer o rateio? O rateio
não é recomendado sob o conceito de accountability,
pois se deve sempre orçar a despesa no centro do custo do gestor do gasto.
Porém, se na contratação do serviço, o total do contrato foi negociado para
serviços parciais, existindo claramente uma definição de valor para cada setor
da empresa, nada impede a correta alocação da despesa aos seus centros de
custos.
As
empresas que adotarem o Orçamento por Atividades, baseado no Custeio ABC, devem
ter suborçamentos por atividades dentro de cada centro de custos. Assim, cada
atividade relevante deve ter seus gastos separados em peças orçamentárias, o
que inclui a quantidade esperada de cada direcionador de custo da atividade.
Orçar
cada despesa segundo a sua natureza e comportamento: cada despesa deve ser
orçada de acordo com as suas características comportamentais. Devem-se analisar
as despesas e detectar o seu comportamento, incluindo as variáveis-chave para
criar uma base de dados e estimar comportamentos futuros. A mesma despesa pode
ter comportamento diferenciado para centros de custos diferentes. A
classificação tradicional para a análise do comportamento dos gastos é
separa-los em despesas fixas e variáveis e custos fixos e variáveis, conforme
apresentado a seguir.
Os
custos fixos são custos de capacidade e medem os gastos necessários para a
operação da fábrica e para comercialização em determinado nível de atividade.
Podem ser classificados em comprometidos e discricionários. Os custos fixos
comprometidos são aqueles ligados intrinsicamente à utilização de um parque
fabril ou comercial, ou seja, são os gastos para manter a fábrica ou as vendas
em operação. São custos inevitáveis, cujo valor tende a ser constante durante o
exercício, independentemente do volume de produção ou vendas. Como exemplo, podem-se
citar aluguéis de imóveis, contratos de manutenção e de arrendamento mercantil.
Os custos fixos discricionários, por sua vez, são gastos que são administrados
e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual.Esses gastos não
são relacionados com o volume de produção, e por isso são considerados fixos,
porém podem ser minimizados e, eventualmente, cancelados. Como exemplo, temos
despesa de treinamento de pessoal e de publicidade e propaganda.
Custo
variável é o custo que tem uma relação direta e proporcional com a produção ou
venda. Entretanto, no caso em que a variação quantitativa não for totalmente
proporcional, esse gasto é chamado de semivariável ou semifixo. Como exemplos tradicionais de custos
variáveis, temos o consumo de material direto e as comissões de vendas. Já,
custos semivariáveis podem ser os gastos indiretos de fabricação, enquanto os
semifixos são os gastos com telefonia e energia elétrica, por exemplo.
Um
custo é estruturado quando ele tem uma variação em relação ao elemento sob o
qual ele é estruturado ou ligado e é a causa de seu valor maior ou menor, como
ocorre com as despesas de viagens relacionadas com a quantidade de vendedores,
ou com despesas de cobrança e consultas de crédito.
Normalmente,
a experiência da empresa basta para a classificação dos seus custos parafins de
orçamento.
Em
relação às despesas, conforme já mencionado, devem ser associadas a centros de
custos e podem fazer parte de quatro grupos, os quais são:
Mão
de Obra Direta e Indireta: devem-se separar os gastos com mão de obra direta
dos demais, que são os custos indiretos de fabricação. Isso se dá pelos
primeiros serem variáveis, enquanto os segundos são absorvidos no custo unitário
dos produtos, sem a necessidade de separação por centros de custos. O orçamento
de mão de obra engloba as despesas de pessoal de toda a empresa e está ligado
aos orçamentos de produção e vendas, baseado na capacidade. Pode ter maior ou
menor detalhamento, dependendo da empresa. Neste orçamento é imprescindível
informar o número de funcionários por centro de custos e as horas a serem
trabalhadas.
Consumo
de Materiais Indiretos: compreende o orçamento de materiais indiretos
consumidos nas operações do departamento ou nas atividades, os quais podem ser
indiretamente ligados aos produtos finais ou necessários para as atividades dos
funcionários. Devem ser orçados por centro de custos, pois o seu consumo não é
diretamente vinculado aos produtos e é acionado pelo responsável do
departamento. Alguns exemplos são materiais auxiliares, combustível, material
de escritório e expediente.
Despesas
Gerais Departamentais:são as demais despesas de consumo dos centros de custos
de acordo com o plano de contas da empresa. Cada uma dessas despesas deve ser
orçada pelas suas características e comportamento. Dentre elas, temos energia
elétrica, despesas de telecomunicações, fretes, seguros, despesas legais e
serviços de autônomos.
Depreciações
e amortizações departamentais: compreende as amortizações e depreciações dos
bens e direitos à disposição dos centros de custos. Para o seu cálculo,
utiliza-se o sistema de apoio de Controle Patrimonial. Ainda, existem os bens
de uso comum ou sem responsabilidade departamental, como é o caso dos
equipamentos utilizados diretamente nos produtos ou os bens e direitos
controlados centralizadamente, cujo uso e a necessidade são distribuídos por
todos os setores. Um exemplo deste segundo caso está atrelado à área de TI, que
normalmente é centralizada, porém seus equipamentos de informática estão
distribuídos entre as áreas da empresa, devendo sua depreciação ser calculada
por rateio. Já, os bens em desuso ou disponíveis para venda têm sua depreciação
calculada para fins fiscais.
Algumas
maneiras de alocar as depreciações e amortizações no orçamento são com a
criação de centros de custos específicos para elas e administrados pela
Controladoria, aloca-las nos setores que centralizam a administração dos bens
de uso comum, aloca-las nos setores que utilizam os bens distribuídos ou, ainda,
em centros de custos de diretoria. Para o calculo da depreciação, devemos
considerar o seu conceito, o qual pode ser perda de valor pelo uso e desgaste
dos bens, incorporação do custo dos equipamentos imobilizados no custeio dos
produtos, planejamento tributário, fonte de fundos ou incorporação no processo
de analise do retorno do investimento. Sob o enfoque da Controladoria, o
conceito mais adequado em termos econômicos é o de perda do potencial de
serviços futuros que o bem pode trazer.
Premissas
e levantamento de informações base:a construção de um conjunto de premissas
para auxiliar no cálculo e na validação do orçamento é uma metodologia muito
válida. Juntamente com estas premissas, deve-se construir uma base de dados com
informações que sirvam como suporte ao orçamento. Quando da elaboração do plano
orçamentário geral, é necessária a construção de premissas orçamentarias para
nortear os passos seguintes do processo, as quais são elaboradas a partir do
cenário conjuntural adotado pela empresa após a análise do ambiente.
Dentre
as principais premissas para a elaboração do orçamento de despesas estão:
painel de aumentos periódicos para as despesas orçadas, indicadores de correção
de preços, fatores de ajustes em relação aos dados-base, dados percentuais para
identificar sazonalidades e referenciais para cálculos posteriores. As
premissas devem estar prontas antes do calculo das despesas, pois devem ser
transmitidas aos gestores responsáveis, com o objetivo de manter a
transparência e a participação no processo orçamentário. Quanto à base de
dados, é ideal a sua preparação para orientar a elaboração de cada peça
orçamentária de cada centro de custos. Devem ser inclusos dados e informações
do passado, dados percentuais já conhecidos a serem aplicados nos valores
orçados, dados das premissas gerais estabelecidas e dados já conhecidos para o
próximo exercício.
Portanto,
a consideração dos aspectos apresentados para a elaboração do orçamento de
despesas gerais é relevante para torna-lo menos complexo e mais organizado.
Também, garante que nenhuma peça orçamentária, tipo de custo ou despesa ficará
de fora do orçamento ou será mal interpretado. Ainda, sugere a preparação de
premissas e bases de dados antecedentes ao orçamento as melhores formas de se
orçar as depreciações e amortizações, para que se tenha o orçamento mais
realista e eficiente possível.
